Einkauf und Beschaffung

Auch wenn wohl schon heute jedes traditionell arbeitende Unternehmen notwendige Güter so günstig wie möglich einzukauft: Die elektronische Beschaffung (E-Procurement) eröffnet zusätzliche Einsparpotenziale. 1. Per Internet lassen sich günstigere Angebote für jede Art von Gütern schnell und einfach herausfinden. 2. Dazu kommt eine wirkungsvollere Kommunikation, sowohl im Unternehmen (per Intranet) als auch mit Lieferanten (per Extranet oder Internet).

Benötigte Güter lassen sich nach ihrer unterschiedlichen Bedeutung für die konkrete Leistung eines Unternehmens in A-, B- und C-Güter unterteilen (von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich). A-Güter sind z.B. Rohstoffe oder Halbfertigerzeugnisse (z.B. Sitze für Kfz): Sie fließen direkt in den Produktionsprozess mit ein und sind daher von besonderer Bedeutung für jedes Unternehmen. B-Güter sind etwa Standardbauteile (z.B. Elektromotoren, Relais). Sie nehmen auf der Bedeutungsskala für Unternehmen eine mittlere Position ein. Zu den so genannten C-Gütern zählen Büromaterialien, Werkzeuge oder Hygieneartikel. Sie sind für die Produktion nur mittelbar von Bedeutung. Ihre Bestellung lässt sich besonders gut automatisieren: Anbieter können sie leicht beschreiben, Besteller leicht identifizieren (z.B. Papier im DIN-Format).

Der besondere Vorteil der Beschaffung per Internet ist, Verfahrensweisen zu straffen und so Kosten zu reduzieren. Hintergrund: Der traditionelle Beschaffungsprozess in mittleren Unternehmen besteht aus vielen Einzelschritten, die nicht selten mit einem ganz erheblichen Aufwand verbunden sind. Die Kommunikation klappt nicht mehr per Zuruf wie bei Kleinunternehmen, Automatisierungen wie bei größeren Unternehmen sind noch nicht an der Tagesordnung. Hinzu kommen Medienbrüche in der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, der Einkaufsabteilung und den Lieferanten: Jede Stelle benutzt eigene Formulare, die immer wieder von Hand ausgefüllt werden müssen und auf verschiedenen Kommunikationswegen (Fax, Brief, Telefon etc.) weiter transportiert werden.

Zu hohe Kosten, zu hohe Zeitverluste

Folgen: Nach einer Untersuchung der Unternehmensberatung KPMG unter deutschen Maschinenbau-Unternehmen im Jahr 1999 kostet ein traditioneller Beschaffungsvorgang durchschnittlich 176 DM. Die Bearbeitung für eine einzige Bestellung dauert 162 Minuten, durchschnitlich verteilt über lange 16 Tage. Dazu kommt: Der größte Teil des Zeitaufwandes in den Einkaufsabteilungen - etwa 80 % - entfällt auf die Beschaffung von vergleichsweise unwichtigen Büromaterialien (C-Güter). Diese haben aber nur einen Anteil von 20 % am gesamten Beschaffungsvolumens.

Unwirtschaftliche Bestellungen

Ein Grund für den unverhältnismäßig großen Zeitaufwand ist, dass 50 % aller Bestellungen Einzelbestellungen sind. Eine technische Unterstützung des Beschaffungsvorganges kann Zeit und Geld sparen helfen. Der traditionelle Einkauf hat (abgesehen von aufwändigen Verfahrensweisen) oft auch den Nachteil, dass viele verschiedene Bestellungen auf viele verschiedene Einzellieferanten verteilt sind. So fallen sonst mögliche Mengenrabatte weg. Einsparungspotenziale ergeben sich außerdem durch eine bessere Auswahl der Lieferanten und geschickte Verhandlungen über Preise.

Einkauf und Beschaffung vom Arbeitsplatz aus

Die Kosten für einen Beschaffungsvorgang lassen sich nach einer Untersuchung von KPMG um bis zu 90 % reduzieren: durch die Verringerung der vielen BestellEinzelschritte auf elektronischem Wege (E-Procurement). Dies ist möglich, wenn alle Mitarbeiter durch Intranet miteinander verbunden sind und direkt von ihrem Arbeitsplatz aus Produkte oder Dienstleistungen aus einem oder mehreren elektronischen Produktkatalogen heraus suchen, Preise vergleichen und schließlich ordern: mit Hilfe eines elektronischen Desktop Purchasing Systems.

Elektronische Hilfe: Desktop Purchasing System

Ein Desktop Purchasing System sammelt die Einzelbestellungen der Mitarbeiter und leitet sie zentral an vertraglich angebundene Lieferanten weiter. Voraussetzung: Das gesamte Bestellverfahren und alle dafür notwendigen Genehmigungs- und Verwaltungsprozesse müssen durchforstet und elektronisch geordnet und verknüpft werden. Dazu kommt: Einfache und schnelle Bestellungen führen zu kürzeren Lieferzeiten. Außerdem gibt das Desktop Purchasing System jederzeit auch einen Überblick über die Lagerbestände aller Beschaffungs-Güter. Beide Faktoren erlauben, die Lagerbestände und die dafür anfallenden Kosten zu reduzieren: um 20 bis 40 %.

Wenige günstige Lieferanten

Ein Dreh- und Angelpunkt dieses Systems ist die Zusammenarbeit - per Extranet oder Internet - mit wenigen Lieferanten. Auf diese Weise lassen sich günstigere Einkaufs- und Lieferkonditionen nutzen: durch Rabatte bei größeren Bestellungen oder auch exklusiven Rahmenvereinbarungen, z.B. die garantierte Abnahme bestimmter Mengen pro Jahr zu entsprechend günstigen Preisen. Außerdem kann ein überschaubarer Beschaffungsvorgang leichter automatisiert werden. Schließlich können und sollten wirtschaftliche Regelungen zur Zahlungsabwicklung getroffen werden. Ganz wichtig: Monatliche Sammelrechnungen anstelle von Einzelrechnungen pro Lieferung entlasten das Rechnungswesen und damit die Firmenkasse.

Zentrale Produktkataloge für Mitarbeiterbestellungen

Das "Herzstück" von elektronischen Beschaffungs-Systemen sind zentrale Produktkataloge, die im Intranet eines Unternehmens abgelegt oder per Extranet oder Internet direkt beim Lieferanten zugänglich sind. Sie enthalten alle Produkte (und die dazu gehörigen Daten), die ein Unternehmen immer wieder benötigt und bei bestimmten Lieferanten bestellt. Mittels einer Bestellfunktion (ähnlich einem Online-Shop) können Mitarbeiter einzelne Güter - z.B. Büromaterial - hier anfordern.

Kurze Durchlaufzeiten im Unternehmen

Bevor eine Bestellung "rausgeht", wird sie durch einen Vorgesetzten elektronisch frei gegeben (Web-Frontend). Dieses Verfahren kann noch wesentlich vereinfacht werden: Etwa dadurch, dass Mitarbeitern ein Jahresbudget für die Bestellung von Büroartikeln zur Verfügung gestellt wird. Der Aufwand für Genehmigungen durch den Vorgesetzten wird dadurch auf ein Mindestmaß reduziert. Alle Mitarbeiter-Bestellungen werden über das Intranet gesammelt und in regelmäßigen Abständen an die betreffenden Vertragslieferanten weitergeleitet - in der Regel automatisch per E-Mail (oder auch noch per Fax). Umgekehrt kann und sollte jeder Mitarbeiter selbst kontrollieren, ob die Ware bei ihm eingegangen ist. Dies ist schneller und kostengünstiger als eine zentrale Eingangskontrolle.

Beschaffungssysteme: "Maßgeschneidert" oder "von der Stange"

Desktop Purchasing Systeme können für ein Unternehmen "maßgeschneidert" werden (Individual-Lösung). Es gibt aber auch Anbieter, die Systeme "von der Stange" zur Verfügung stellen. Eine Individual-Lösung ist 100-prozentig auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt: z.B. auf seine spezifischen Beschaffungsprozesse oder bereits eingeführte Warenwirtschaftssysteme. Kehrseite der Medaille: Sie sind mit nicht unerheblichen Investionen und Kosten verbunden, vor allem für die Pflege des zentralen Artikelkataloges, etwa die elektronische Anlieferung von Artikeldaten durch die Lieferanten. Individual-Lösungen bieten sich daher vor allem für mittlere bis große Unternehmen an. Für kleinere Unternehmen sind so genannte Desktop Purchasing-Dienste (Plattformen) die Alternative.

Einkauf und Beschaffung über das Internet: Erschließung neuer und günstiger Beschaffungsmärkte

Günstige Beschaffungspreise erzielt man vor allem durch systematischen Preisvergleich zwischen verschiedenen Lieferanten. Im Internet können Unternehmen weltweit nach in Frage kommenden Anbietern suchen, sich über das vorhandene Produktspektrum informieren und konkrete Angebote für Bestellungen einholen.

Nutzer können auf elektronischen Marktplätzen gezielt nach geeigneten Lieferanten und Produkten suchen: z.B. mit Hilfe von Lieferantenverzeichnissen, die oft außerdem Informationen über Produktspektrum, Lieferfähigkeit etc. bereit halten. Umgekehrt können Unternehmen aber auch ihre Beschaffungswünsche auf einem solchen Marktplatz ausschreiben. Interessierte Lieferanten können nach solchen Ausschreibungen suchen und gegebenenfalls Angebote abgeben. Eine besondere Form der Ausschreibung sind umgekehrte Auktionen (Reverse-Auctions): Der Beschaffungsbedarf vom einkaufenden Unternehmen wird dabei veröffentlicht und interessierte Lieferanten haben die Möglichkeit ihre Gebote anonym abzugeben. Das aktuelle Gebot ist allen Auktionsteilnehmern zugänglich und bildet die Grundlage für nachfolgende Gebote. Zentraler Vorteil für den Nachfrager ist, die Angebote automatisch entgegen zu nehmen und zu prüfen und letztlich den Einstandspreis oftmals nicht unerheblich zu senken.

Die Effektivität des Austauschs mit Marktplätzen steigt mit deren nahtloser Anbindung an die eigene Warenwirtschaft: Statt Bestellungen manuell in das Bestellsystem bei Lieferanten eingeben zu müssen, ist auch hier die Automatisierung des Informationsaustauschs von entscheidender Bedeutung. Auch hier können sonst langwierige und kostenintensive Bestellvorgänge vereinfacht werden: wenn z.B. die Mitarbeiter Bestellungen selbst aufgeben dürfen (im Rahmen von Budgetlimits) oder dadurch, dass Genehmigungen für Mitarbeiterbestellungen elektronisch z.B. per Extranet erteilt werden.

E-Business in der Unternehmensstrategie

Ein Unternehmen, dass womöglich ein elektronisches Beschaffungs-System einsetzen oder an einem elektronischen Marktplatz teilnehmen will, sollte dafür zunächst seine eigene Wertschöpfungskette, seine Lieferantenstruktur, seine Beschaffungsportfolios und auch seine Beschaffungsprozesse genau unter die Lupe nehmen. In der Praxis steht dann ggf. nicht allein die rein technische Umsetzung zur Debatte. In einem Unternehmen müssen vielmehr interne sowie zwischenbetriebliche Abläufe neu organisiert werden. Dies vor allem ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Hier bietet das Netzwerk der Kompetenzzentren Elektronischer Geschäftsverkehr Hilfe an. Kontaktadressen: www.bmwi-netzwerk-ec.de.