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Neue Online-Software zur Kommunikation mit Logistikpartnern
Geschrieben am Donnerstag, 05. Juli 2007 von firmenpresse
Eigenentwicklung vereinfacht und beschleunigt das Auftragsmanagement
Nürnberg, 04. Juli 2007 – Die Zusammenarbeit mit seinen Logistikpartnern hat iloxx durch eine selbst entwickelte Kommunikationssoftware neu aufgestellt.
Der Austausch von Informationen findet über das iloxx Partner-Online-Management (iPOM) in Echtzeit via Internet statt. Beide Seiten stellen und beantworten Fragen zu iloxx Transportaufträgen. Die Verständigung erfolgt immer auftragsbezogen. Die Verknüpfung zu den Auftragsdaten erfolgt dabei automatisch. Über iPOM wird der Informationsfluss effektiv, sicher, schnell und nachvollziehbar.
Markus Reindl, Leiter iloxx Auftragsmanagement: „Ich kann mir die Arbeit ohne iPOM gar nicht mehr vorstellen. Das heutige Auftragsvolumen wäre mit dem früheren System, bei dem mehrmals täglich Excel Listen zwischen den Partnern und iloxx ausgetauscht wurden, gar nicht zu meistern. Vor allem die vielen kleinen täglichen Vorgänge sind dank iPOM in Sekunden weitergegeben, dem Auftrag zugeordnet und archiviert. Und davon profitieren unsere Mitarbeiter, unsere Logistikpartner und natürlich vor allem unsere Kunden, die schneller Antwort auf ihre Fragen erhalten.“
Entwicklung
Die Entwicklung von iPOM begann im vierten Quartal 2006, die Beta-Version wurde zunächst mit dem Logistikpartner GEL Anfang 2007 live genommen.
Heute kommunizieren bereits GEL, GLS, Kraus & Pabst sowie Kühne & Nagel über iPOM. Durch Erfahrungen im Alltag wurde iPOM zusammen mit den Partnern weiterentwickelt. Jetzt ist die Entwicklung abgeschlossen. Derzeit werden täglich ca. 600 Vorgänge („Tickets“) über iPOM abgeschlossen.
Die nächsten Schritte bestehen darin, nach und nach möglichst viele der rund 20 Logistikpartner in iPOM einzubinden.
Funktion
Die Informationen werden über iPOM gruppiert (z.B. Überkategorie „Abholung“, Unterkategorie „Änderung der Abholzeit“). Für jeden Vorgang wird ein Ticket in iPOM geöffnet. Jedes Ticket muss von der Gegenseite beantwortet werden. In der Übersicht über alle offenen Tickets ist die Auftragsnummer, die Bearbeiter, Datum und Uhrzeit, die Kategorien sowie der Status des Tickets auf einen Blick zu erfassen. Wird ein Ticket geöffnet, werden automatisch alle wichtigen Auftragsdaten angezeigt. Abgeschlossene Tickets wandern ins Archiv und bleiben über den Auftrag abrufbar.
Da die Tickets genau kategorisiert sind, beinhalten sie oft nur wenige Worte. So wird beispielsweise die Frage nach dem Liefertermin einer Sendung, allein über die Auftragsnummer sowie die Überkategorie „Zustellung“ und die Unterkategorie „Wann erfolgt Zustellung“ an die Spedition weitergegeben. Die Antwort der Spedition lautet dann nur „14.06.“.
„iPOM hat nicht dazu geführt, dass ich mit meinen Ansprechpartnern bei GLS gar nicht mehr telefoniere. Gerade bei verzwickten Fällen ist ein persönliches Gespräch immer noch der beste Weg. Aber insgesamt führen wir viel weniger Gespräche und bekommen die Informationen dennoch schneller als früher.“, beurteilt Claudia Gruber, iloxx Kundenbetreuerin, das Online-Tool.
Die Anbindung an iPOM ist für die Partner problemlos. iloxx richtet die Zugänge für die Bearbeiter ein und passt die iPOM Oberfläche an die Anforderungen des Partners an. Selbstverständlich können nur freigeschaltete Mitarbeiter über ihr persönliches Passwort auf iPOM zugreifen. Jeder Partner kann nur auf seine iloxx Aufträge zugreifen.
Effizienz
iPOM bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeiter (bei iloxx und bei dem jeweiligen Logistikpartner), die an einem Auftrag arbeiten, jederzeit über alle Informationen zu diesem Auftrag verfügen.
Meldet die Spedition z.B., dass sie die Zustelladresse nicht finden kann, so kann iloxx sofort mit dem Empfänger Kontakt aufnehmen. Ist dann eine Anfahrtsbeschreibung gefunden, so geht diese via iPOM sofort an die Spedition und die Zustellung kann noch während derselben Tour erfolgen.
Im alten System kam es vor, dass Fragen gestellt wurden und die Antwort gleichzeitig schon vorlag. Also z.B. der Paketdienst meldet, dass er beim Kunden X morgen abholt, der Kunde X gleichzeitig bei iloxx anfragt, wann bei ihm abgeholt werde. Diese Redundanzen sind mit iPOM nicht mehr möglich, da die Daten in Echtzeit ausgetauscht werden.
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass über iPOM alle Informationen nachweisbar bleiben und von beiden Seiten eingesehen werden können. Ist z.B. bei einem Auftrag eine Leerfahrt entstanden, kann iloxx mittels iPOM vor der Rechnungsstellung überprüfen, ob die Leerfahrt durch Verschulden des Dienstleisters oder des Kunden zustande kam.
Durch die genaue Kategorisierung der auftragsbezogenen Kommunikation ist über iPOM auch eine gute Auswertbarkeit gewährleistet. Diese Informationen sind Grundlage für qualitätssichernde Maßnahmen bei iloxx und auf Seiten der Partner.
Nürnberg, 04. Juli 2007 – Die Zusammenarbeit mit seinen Logistikpartnern hat iloxx durch eine selbst entwickelte Kommunikationssoftware neu aufgestellt.
Der Austausch von Informationen findet über das iloxx Partner-Online-Management (iPOM) in Echtzeit via Internet statt. Beide Seiten stellen und beantworten Fragen zu iloxx Transportaufträgen. Die Verständigung erfolgt immer auftragsbezogen. Die Verknüpfung zu den Auftragsdaten erfolgt dabei automatisch. Über iPOM wird der Informationsfluss effektiv, sicher, schnell und nachvollziehbar.
Markus Reindl, Leiter iloxx Auftragsmanagement: „Ich kann mir die Arbeit ohne iPOM gar nicht mehr vorstellen. Das heutige Auftragsvolumen wäre mit dem früheren System, bei dem mehrmals täglich Excel Listen zwischen den Partnern und iloxx ausgetauscht wurden, gar nicht zu meistern. Vor allem die vielen kleinen täglichen Vorgänge sind dank iPOM in Sekunden weitergegeben, dem Auftrag zugeordnet und archiviert. Und davon profitieren unsere Mitarbeiter, unsere Logistikpartner und natürlich vor allem unsere Kunden, die schneller Antwort auf ihre Fragen erhalten.“
Entwicklung
Die Entwicklung von iPOM begann im vierten Quartal 2006, die Beta-Version wurde zunächst mit dem Logistikpartner GEL Anfang 2007 live genommen.
Heute kommunizieren bereits GEL, GLS, Kraus & Pabst sowie Kühne & Nagel über iPOM. Durch Erfahrungen im Alltag wurde iPOM zusammen mit den Partnern weiterentwickelt. Jetzt ist die Entwicklung abgeschlossen. Derzeit werden täglich ca. 600 Vorgänge („Tickets“) über iPOM abgeschlossen.
Die nächsten Schritte bestehen darin, nach und nach möglichst viele der rund 20 Logistikpartner in iPOM einzubinden.
Funktion
Die Informationen werden über iPOM gruppiert (z.B. Überkategorie „Abholung“, Unterkategorie „Änderung der Abholzeit“). Für jeden Vorgang wird ein Ticket in iPOM geöffnet. Jedes Ticket muss von der Gegenseite beantwortet werden. In der Übersicht über alle offenen Tickets ist die Auftragsnummer, die Bearbeiter, Datum und Uhrzeit, die Kategorien sowie der Status des Tickets auf einen Blick zu erfassen. Wird ein Ticket geöffnet, werden automatisch alle wichtigen Auftragsdaten angezeigt. Abgeschlossene Tickets wandern ins Archiv und bleiben über den Auftrag abrufbar.
Da die Tickets genau kategorisiert sind, beinhalten sie oft nur wenige Worte. So wird beispielsweise die Frage nach dem Liefertermin einer Sendung, allein über die Auftragsnummer sowie die Überkategorie „Zustellung“ und die Unterkategorie „Wann erfolgt Zustellung“ an die Spedition weitergegeben. Die Antwort der Spedition lautet dann nur „14.06.“.
„iPOM hat nicht dazu geführt, dass ich mit meinen Ansprechpartnern bei GLS gar nicht mehr telefoniere. Gerade bei verzwickten Fällen ist ein persönliches Gespräch immer noch der beste Weg. Aber insgesamt führen wir viel weniger Gespräche und bekommen die Informationen dennoch schneller als früher.“, beurteilt Claudia Gruber, iloxx Kundenbetreuerin, das Online-Tool.
Die Anbindung an iPOM ist für die Partner problemlos. iloxx richtet die Zugänge für die Bearbeiter ein und passt die iPOM Oberfläche an die Anforderungen des Partners an. Selbstverständlich können nur freigeschaltete Mitarbeiter über ihr persönliches Passwort auf iPOM zugreifen. Jeder Partner kann nur auf seine iloxx Aufträge zugreifen.
Effizienz
iPOM bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeiter (bei iloxx und bei dem jeweiligen Logistikpartner), die an einem Auftrag arbeiten, jederzeit über alle Informationen zu diesem Auftrag verfügen.
Meldet die Spedition z.B., dass sie die Zustelladresse nicht finden kann, so kann iloxx sofort mit dem Empfänger Kontakt aufnehmen. Ist dann eine Anfahrtsbeschreibung gefunden, so geht diese via iPOM sofort an die Spedition und die Zustellung kann noch während derselben Tour erfolgen.
Im alten System kam es vor, dass Fragen gestellt wurden und die Antwort gleichzeitig schon vorlag. Also z.B. der Paketdienst meldet, dass er beim Kunden X morgen abholt, der Kunde X gleichzeitig bei iloxx anfragt, wann bei ihm abgeholt werde. Diese Redundanzen sind mit iPOM nicht mehr möglich, da die Daten in Echtzeit ausgetauscht werden.
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass über iPOM alle Informationen nachweisbar bleiben und von beiden Seiten eingesehen werden können. Ist z.B. bei einem Auftrag eine Leerfahrt entstanden, kann iloxx mittels iPOM vor der Rechnungsstellung überprüfen, ob die Leerfahrt durch Verschulden des Dienstleisters oder des Kunden zustande kam.
Durch die genaue Kategorisierung der auftragsbezogenen Kommunikation ist über iPOM auch eine gute Auswertbarkeit gewährleistet. Diese Informationen sind Grundlage für qualitätssichernde Maßnahmen bei iloxx und auf Seiten der Partner.
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