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DOCBOX®-Workflow: Arbeitsprozesse schneller und klarer beschreiben
Geschrieben am Donnerstag, 22. Juni 2017 von firmenpresse
Autohaus Sorg optimiert Arbeitsabläufe mit DMS
Workflows, also fest vorgegebene Arbeitsabläufe, prägen einen Großteil des Büroalltags. Immer wieder beschäftigen sich Mitarbeiter*innen mit Aktivitäten, die in einer vorgegebenen Reihenfolge zu bearbeiten sind. Der Anfang, der Ablauf und das Ende eines Workflows sind demnach klar definiert. Im Rahmen der Dokumenten-Management-Software DOCBOX® steht den Nutzern ein Workflow für eine festgelegte Dokumentenverteilung und -bearbeitung zur Verfügung.
Büroalltag leichtgemacht
Berechtigte Personen erstellen und überwachen in einem Unternehmen Workflows im Bereich der digitalen Datenarchivierung. Jeder Workflow unterteilt sich dabei in einen oder mehrere Einzelschritte, die nacheinander oder gleichzeitig ausgeführt werden können.
In der DOCBOX® verbleiben Dokumente stets an ihrem Ablageort, auch wenn sie sich im Workflow befinden. So ist sichergestellt, dass jeder berechtigte Mitarbeiter das Dokument findet und auf die jeweils aktuelle Version zugreifen kann. Damit entfallen lästige Suchanfragen unter Kollegen, wo sich ein Dokument gerade befindet.
Das Autohaus Sorg gestaltet beispielsweise den Arbeitsablauf beim Neuwagenkauf wie folgt: Der Workflow wird zu Beginn des Prozesses automatisch in einer Gruppe gestartet und durch die Verkaufsleitung freigegeben. Es erfolgt eine interne Prüfung, ob alle erforderlichen Dokumente vorhanden sind. Fehlt beispielsweise eine Kopie des Führerscheins, geht der Vorgang zurück an den zuständigen Mitarbeiter im Verkauf. Danach wird der Workflow in der Disposition bearbeitet, das Fahrzeug beim Hersteller bestellt und die Auftragsbestätigung erstellt. Die Verkaufsleitung gibt diese dann wieder anhand des Workflows frei.
Über den Workflow wird der komplette Prozess vom Verkauf bis zur Auslieferung an den Kunden gesteuert. Damit ist der Verkauf abgeschlossen und die Fahrzeugakte wird in der DOCBOX® archiviert.
Geschäftsprozesse beschleunigen, Kosten sparen
Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Der Workflowdesigner beschleunigt Geschäftsprozesse und verbessert Arbeitsabläufe nachhaltig. Aufträge, Rechnungen und Verträge lassen sich mit dem DOCBOX®-Workflowdesigner schnell und effizient bearbeiten.
Mit dem DOCBOX®-Workflow-Management unterstützen Unternehmen digitale, papierlose sowie prozessoptimierte Arbeitsabläufe und generieren somit Kosteneinsparungen im Projektmanagement und Verwaltungsbereich.
Zusammenfassung:
Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung zu beanspruchen, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Fachanwender kennen ihre Prozesse am besten, da sie seit Jahren mit ihnen vertraut sind oder sie gemeinsam definiert haben. Der DOCBOX®-Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden, ohne dass hierfür eine aufwändige Neuprogrammierung notwendig wird.
Workflows, also fest vorgegebene Arbeitsabläufe, prägen einen Großteil des Büroalltags. Immer wieder beschäftigen sich Mitarbeiter*innen mit Aktivitäten, die in einer vorgegebenen Reihenfolge zu bearbeiten sind. Der Anfang, der Ablauf und das Ende eines Workflows sind demnach klar definiert. Im Rahmen der Dokumenten-Management-Software DOCBOX® steht den Nutzern ein Workflow für eine festgelegte Dokumentenverteilung und -bearbeitung zur Verfügung.
Büroalltag leichtgemacht
Berechtigte Personen erstellen und überwachen in einem Unternehmen Workflows im Bereich der digitalen Datenarchivierung. Jeder Workflow unterteilt sich dabei in einen oder mehrere Einzelschritte, die nacheinander oder gleichzeitig ausgeführt werden können.
In der DOCBOX® verbleiben Dokumente stets an ihrem Ablageort, auch wenn sie sich im Workflow befinden. So ist sichergestellt, dass jeder berechtigte Mitarbeiter das Dokument findet und auf die jeweils aktuelle Version zugreifen kann. Damit entfallen lästige Suchanfragen unter Kollegen, wo sich ein Dokument gerade befindet.
Das Autohaus Sorg gestaltet beispielsweise den Arbeitsablauf beim Neuwagenkauf wie folgt: Der Workflow wird zu Beginn des Prozesses automatisch in einer Gruppe gestartet und durch die Verkaufsleitung freigegeben. Es erfolgt eine interne Prüfung, ob alle erforderlichen Dokumente vorhanden sind. Fehlt beispielsweise eine Kopie des Führerscheins, geht der Vorgang zurück an den zuständigen Mitarbeiter im Verkauf. Danach wird der Workflow in der Disposition bearbeitet, das Fahrzeug beim Hersteller bestellt und die Auftragsbestätigung erstellt. Die Verkaufsleitung gibt diese dann wieder anhand des Workflows frei.
Über den Workflow wird der komplette Prozess vom Verkauf bis zur Auslieferung an den Kunden gesteuert. Damit ist der Verkauf abgeschlossen und die Fahrzeugakte wird in der DOCBOX® archiviert.
Geschäftsprozesse beschleunigen, Kosten sparen
Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Der Workflowdesigner beschleunigt Geschäftsprozesse und verbessert Arbeitsabläufe nachhaltig. Aufträge, Rechnungen und Verträge lassen sich mit dem DOCBOX®-Workflowdesigner schnell und effizient bearbeiten.
Mit dem DOCBOX®-Workflow-Management unterstützen Unternehmen digitale, papierlose sowie prozessoptimierte Arbeitsabläufe und generieren somit Kosteneinsparungen im Projektmanagement und Verwaltungsbereich.
Zusammenfassung:
Mit dem innovativen Workflowdesigner können Fachanwender ohne jegliche Programmierkenntnisse und ohne die Ressourcen ihrer IT-Abteilung zu beanspruchen, selbstständig lauffähige Prozesse erstellen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Fachanwender kennen ihre Prozesse am besten, da sie seit Jahren mit ihnen vertraut sind oder sie gemeinsam definiert haben. Der DOCBOX®-Workflow bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden, ohne dass hierfür eine aufwändige Neuprogrammierung notwendig wird.
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Dies ist eine umfassende Business-Suchmaschiene für Unternehmer aus dem Mittelstand.
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