Archiv und Aufbewahrungspflichten – von vielen unterschätzt!

02.07.2007
Allgemeines: Die Archivierung wird von vielen Unternehmern als lästiges, zeitraubendes und teures  Thema angesehen. Dies muss aber nicht so sein. Man kann hier das Muss mit dem Nützlichen verbinden. Beispielsweise haben wir vor der Umstellung auf eine elektronische Ablage viel Zeit mit dem Auffinden von Dokumenten verbracht. Teilweise haben wir Mandanten erlebt, die aus Kostengründen ihre Belege in ein externes Lager ablegen und die für das Raussuchen einer Rechnung bis zu einen Tag benötigt haben.

Dieses Negativbeispiel hat uns gezeigt, dass es hier viel Nachholbedarf gibt. Insbesondere Onlineunternehmen, die aufgrund der teilweise niedrigen Margen pro Stück auf das Massengeschäft angewiesen sind, gehen teilweise in den Papier- und Bürokratiebergen unter. Hilfe kann hier nur ein neuer Ansatz bieten. Die elektronische Aufbewahrung nach den Maßgaben der Finanzverwaltung. Aber Vorsicht, machen Sie es gleich richtig. Die Anforderungen sind relativ hoch.


Warum überhaupt Aufbewahrung?

Der Gesetzgeber verlangt im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, dass alle steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Steuerlich haben die Unterlagen immer einen Beweischarakter. Alles was Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht nachweisen können, wird zu ihren Ungunsten geschätzt. Ein gutes Beispiel ist die Rechnung für den neuen Betriebswagen mit Vorsteuerabzug. Sie haben nur dann das Recht die Vorsteuer vom Finanzamt zu bekommen, wenn Sie die Rechnung für 10 Jahre zum Nachweis aufheben. Ein weiteres Beispiel aus unserer täglichen Beratung sind die Nachweise für die Differenzbesteuerung. Bei der nächsten Betriebsprüfung weisen Sie dem Prüfer mal ohne Belege nach, dass Sie die Waren von Privatpersonen über eBay erstanden haben. Ohne entsprechend aufbewahrte Belege ist die sicher sehr schwierig. 


Was ist alles von der Aufbewahrung betroffen?

Keine Buchung ohne Beleg. – so lautet das Hauptgebot eines jeden Buchhalters.
Der Buchungsbeleg ist die Basis für die Umsetzung der Vorgänge, die sich auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens auswirken, in das Rechenwerk. Neben den von Ihnen selbst erstellen Belegen, wie Rechnungen an Kunden oder Lohnabrechnungen, gelangen noch auf den unterschiedlichsten Wegen Belege in Ihr Unternehmen. Beispielsweise erhalten Sie Belege von Ihren Lieferanten, von Versicherungen, von Ämtern und von Banken.




Was ist mit E-Mails?

Häufig sehen wir in unserer Beratungspraxis, dass Mandanten die Archivierung auf die leichte Schulter nehmen. Dies beginnt bereits bei den E-Mails. Ist dies ein Geschäftsbrief? Muss ich die E-Mail ausdrucken? Wie lange darf ich die E-Mails nicht löschen?


Wie kann man große Mengen effektiv aufbewahren?

Wir werden häufig bezüglich großer Mengen an Rechnungen und der elektronischen Archivierung angesprochen. Es gilt hier einige Grundsätze zu beachten. Elektronische Archivierung bedeutet, dass ein genaues Abbild der Rechnung erstellt, signiert und in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt wird. Dies ist die kostengünstigste  Variante der Aufbewahrung. Die Papierrechnungen müssen bei Erfüllung aller Voraussetzungen nicht aufgehoben werden.
 
Welche Formen der Aufbewahrung gibt es?


Sie können Ihre Buchungsbelege in verschiedenen Formen aufbewahren:

- Aufbewahrung im Original
- Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
- Aufbewahrung mit der Möglichkeit der inhaltlichen Wiedergabe

Aufbewahrung des Originals bedeutet, dass Sie die Buchungsbelege grundsätzlich in Papierform aufbewahren.

Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe bedeutet, dass Sie die Belege beispielsweise scannen und auf einem Datenträger speichern. Es wird also ein genaues digitales Abbild des Belegs geschaffen.

Ein Buchungsbeleg, der niemals als Bild vorgelegen hat (z. B. interner elektronischer Beleg), kann mit seinem Inhalt aufbewahrt werden, d. h. es ist lediglich eine inhaltliche Wiedergabe notwendig.


Welche Anforderungen sind an die Aufbewahrung zu stellen?


Bei Aufbewahrung im Original: die Belege sind vor Verlust, Beschädigung und Diebstahl zu schützen insbesondere Feuer und Feuchtigkeit in unterschiedlichen Formen führen zu Verlust oder Beschädigung.

Tipp: Rechnungen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) werden häufig unleserlich; sorgen Sie hier vor, indem Sie die Belege sofort nach dem Erhalt kopieren und somit den Inhalt somit konservieren Ordnungskriterien sind festzulegen („Wer“, „Wie“, „Was“, „Vernichtung“ u. a.) Bei Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe: der Beleg ist im vollen Umfang so zu übertragen, dass der Urheber und der gesamte Inhalt erkennbar ist, grundsätzlich kann die Übertragung im Schwarz-Weiß-Format erfolgen, das Farbformat ist zwingend vorgeschrieben, wenn es für die Beweiskraft wichtig ist (z. B. um ein Original von einer Kopie zu unterscheiden), die Aufbewahrung ist auf Mikrofilm möglich (wird hier nicht weiter erläutert), die Aufbewahrung mittels Scannens und Indizierens auf Kosten des Unternehmers sind diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Unternehmer auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen


Welche Fristen gibt es?


Bei der Aufbewahrung hat der Unternehmer zwei Fristen zu beachten. Beispielsweise (Ausgangs- und Eingangs-) Rechnungen, Inventare und Bilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren. Lohnkonten, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren.


Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?


Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in die Bücher, Bilanzen oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.


Wie sind Rechnungen zu behandeln bzw. aufzubewahren, die mit Hilfe von Abwicklungsprogrammen erstellt wurden?


Hierbei ist zu beachten, dass sich die Finanzverwaltung alle Türen offen lässt. Die ursprünglich in elektronischer Form vorliegenden Unterlagen. Sind auch in dieser Form aufzuheben. D. h. Rechungen müssen auch nach 10 Jahren aus dem Abwicklungsprogramm abrufbar sein.


Sind die Unterlagen also mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.


Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten für die Bereitstellung trägt der Steuerpflichtige. 




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